Ter agilidade no trabalho é uma das premissas básicas para que você se torne uma pessoa mais produtiva e assim conquiste melhores resultados. Mas nem sempre isso é tão fácil quanto parece.
Afinal, existem muitas variáveis que afetam o nosso dia a dia, como telefonemas, reuniões, e-mails e imprevistos que insistem em tirar a nossa concentração daquilo que é mais importante.
Além disso, é comum confundirmos agilidade com rapidez. Enquanto a primeira é resultado de um aperfeiçoamento constante daquilo que fazemos, a segunda é a pressa em terminar algo sem se importar muito com o resultado final.
Nesse sentido, ter agilidade no trabalho vai muito além de entregar as coisas rápido. Ela envolve pensamento estratégico e uma organização inteligente do seu dia a dia para extrair o que há de melhor na sua performance.
Quer saber como ser ágil no trabalho? Continue a leitura!
O que é ser ágil, afinal?
De acordo com o dicionário Michaelis, a palavra agilidade deriva do latim agilitas, que significa ligeireza, mobilidade. Ou seja, ser ágil é mover-se sempre, ter flexibilidade para lidar com as situações do dia a dia.
Embora pareça simples, não é fácil. Muitas vezes, nos vemos diante de situações que impedem que o nosso trabalho flua, como a dependência de uma aprovação por parte de outro setor ou uma falha tecnológica, por exemplo.
Quando essas coisas acontecem, é fundamental termos uma visão mais ampla sobre o problema e buscar alternativas que permitam dar continuidade ao que está sendo feito.
Essa é uma das características essenciais para quem trabalha com gestão de projetos em TI ou emergências médicas, por exemplo.
Por que ter agilidade no trabalho é importante?
Ser ágil no trabalho é um ponto-chave para a geração de resultados. Isso porque a agilidade contribui diretamente para a produtividade da equipe, que se caracteriza por realizar mais em menos tempo e com a menor quantidade de recursos possível.
Além disso, a agilidade no trabalho pode trazer outros benefícios, como:
Menos ruídos na comunicação
Quando a comunicação flui rapidamente na organização, você pode evitar boatos e ruídos que comprometem o engajamento das pessoas.
Um bom exemplo disso é quando há demissões e as pessoas não são informadas de imediato. Abre-se espaço para que o sentimento de insegurança se espalhe por toda a empresa e as pessoas comecem a deduzir os motivos por trás do ocorrido.
Melhoria de processos
A busca por agilidade costuma levar as empresas a adotarem metodologias de trabalho mais eficazes, como as metodologias ágeis de gestão de projetos.
Essa mudança cultural leva a um entendimento mais amplo sobre a operação da empresa e ajuda na otimização de processos, com a quebra de macrotarefas em microtarefas.
Assim, é possível vencer mais etapas rapidamente e ainda ter um maior controle sobre a produtividade da organização.
Maior qualidade nas entregas
Buscar a agilidade no trabalho não significa abrir mão da qualidade das entregas. Pelo contrário, as metodologias ágeis de gestão de projetos estão aí para provar que a agilidade contribui para aumentar o valor das entregas para os clientes e usuários, gerando maior satisfação.
Isso se deve a um maior detalhamento de cada etapa de execução, bem como um maior controle de qualidade sobre cada uma dessas etapas. Além disso, o constante aperfeiçoamento leva ao incremento tanto da agilidade quanto da qualidade, o que impacta significativamente nos resultados da empresa.
Como ser mais ágil no trabalho?
Desenvolver agilidade no trabalho é um exercício constante de aprimoramento. Por isso, feito é melhor do que perfeito. Até porque, o que é perfeito já está acabado. Não tem possibilidade de melhoria. E o que mais vemos em nossas vidas é que tudo pode ser melhorado e aprimorado.
Mas como você pode se tornar uma pessoa mais ágil no trabalho?
Organize-se de forma inteligente
O primeiro passo para se tornar uma pessoa mais ágil no trabalho é organizar a sua rotina de uma forma inteligente, na qual você possa se concentrar em seus afazeres em blocos de tempo.
Separe um horário específico para responder a e-mail e mensagens de WhatsApp, evitando parar sempre que uma nova mensagem chegar. Lembre-se também de prever espaços na sua agenda para imprevistos, a fim de não atrasar compromissos.
Seja flexível
Um dos grandes diferenciais das pessoas que têm agilidade no trabalho é manter a flexibilidade diante das situações do dia a dia.
Isso não significa desorganizar todas as suas tarefas sempre que algo novo acontecer, mas compreender o que pode ser adiado ou delegado quando uma emergência surgir.
Para isso, você pode criar um sistema de categorização de prioridades. Também pode aplicar uma política muito simples: estabelecer datas de entrega das suas tarefas com um ou dois dias antes do deadline.
Assim, você consegue ter jogo de cintura para readequar a sua agenda sempre que for necessário.
Mantenha a simplicidade
A simplicidade é uma grande aliada da agilidade no trabalho, pois contribui para manter as atividades de forma fluida, sem muita burocracia.
Você pode fazer isso mantendo controles simples e eficazes das suas tarefas, seja por meio de aplicativos, agendas ou planners.
Trabalhe em equipe
Ser ágil no trabalho pode significar delegar tarefas ou até mesmo compartilhá-las com seus colegas, de modo que juntos vocês possam vencer os desafios do dia a dia com mais agilidade e eficiência.
Nesse sentido, busque sempre trabalhar de forma colaborativa, contando com o apoio dos seus colegas para realizar as tarefas mais difíceis ou que exigem um conjunto de habilidades que vão além dos seus talentos atuais.
Mantenha a frequência
Embora a busca por eficiência sempre nos traga a ideia de fazer mais em menos tempo, o mais importante é manter a frequência e a constância nos seus afazeres.
Nesse sentido, vale a pena quebrar tarefas grandes em microtarefas, a fim de realizar um pouco a cada dia. Assim, quanto menos você esperar, já terá concluído grandes projetos.
Faça uma boa gestão do seu tempo
Agilidade no trabalho também tem tudo a ver com a forma como você gerencia o seu tempo. Por isso, selecionamos 7 livros que você pode ler para entender como otimizar o seu recurso mais precioso e se tornar cada dia mais ágil na sua profissão. Confira quais são eles!
